Khung xương nâng đỡ mọi hoạt động của guồng máy tổ chức khi doanh nghiệp phát triển lớn dần lên cả về chi nhánh, số nhân sự và quy mô doanh thu vượt khỏi tầm quản trị thông thường bằng quan sát
.”Series Tâm Sự Đời Làm Chủ” tôi viết cho cộng đồng.
—————Những ngày đầu khi mới thành lập doanh nghiệp, nhiệm vụ ưu tiên lúc này là để tồn tại, tức doanh nghiệp phải kiếm tiền về càng nhiều càng tốt, vì vốn khởi nghiệp bao giờ cũng mỏng manh, dù bạn có chuẩn bị kỹ càng đi nữa.
Thế nên, thường khi mới thành lập, chúng ta chỉ cần hình thành mô hình kinh doanh, rồi dựa vào đó mướn một số nhân sự ban đầu vào làm để cùng với mình cung cấp dịch vụ hoặc tạo ra sản phẩm đến khách hàng. Việc thuê mướn đôi khi không cần suy nghĩ nhiều, mà chỉ là phán đoán theo mô hình kinh doanh và lĩnh vực.
Như 1 công ty thiết kế web thì sẽ mướn ngay đội ngũ developer (thường 1 backend, 1 front end) và thêm vài nhân sự sales tìm kiếm hợp đồng.
Vậy là đã định hình cơ bản 1 công ty tech siêu nhỏ ban đầu với tầm 4 – 5 nhân sự cùng người chủ.Ban đầu, người chủ thường sẽ nhìn công ty lân cận, họ trả lương ra sao thì tuyển vào ta trả lương tương tự, vậy là xong. Rồi công việc thì giao đơn giản, chủ yếu bằng miệng; nhiệm vụ phổ biến ban đầu cũng nói miệng trong ngày đầu vào nhận việc.
Ví Dụ:– Developer front end, em lo nhiệm vụ lập trình giao diện web cho khách hàng khi có hợp đồng mang về từ sales.
– Developer back end, em lo nhiệm vụ lập trình back end phần quản lý web cho khách hàng khi có hợp đồng mang về từ sales.
– Sales thì lo nhiệm vụ tìm kiếm hợp đồng mang về cho team dev có việc mà làm và công ty có tiền. Thường thì lúc này chủ cũng đi sales như team sales luôn, nhưng ưu tiên sales bằng mối quan hệ.Sau khi vận hành một thời gian, công ty nở lớn hơn 1 tý do may mắn ban đầu anh em ủng hộ nhiều.
Lúc này vì quy mô hợp đồng nhiều, thế là chủ tuyển thêm dev để làm, sales cũng tương ứng tăng lên .
Những vấn đề sau xảy ra:
– Một số dự án khi bàn giao, thiếu sót yêu cầu từ phía KH mà team dev quên chưa kiểm tra do giờ cả team đang cân quy mô giao dịch lớn (dù đã tuyển thêm người).
– Hay phát sinh tranh cãi giữa khách hàng và team dev do làm không đúng ý KH yêu cầu (quy trình làm việc giữa KH và công ty còn chưa rõ ràng ở khâu xác nhận thông tin).
– Một số dự án nhận về, tới lúc bàn giao thì phát hiện đã lố tiến độ dự án đến vài tháng (do chỉnh sửa lại theo yêu cầu từ KH) và hoàn toàn không có lãi sau khi trừ chi phí, thậm chí lỗ……………….và dần dần nhiều việc hơn phát sinh nữa khi quy mô tiếp tục đi lên.Người chủ thấy mất dần sự kiểm soát ngay chính trong công ty mình lập ra.
Với những startup đẩy nhanh tiến độ phát triển nóng, chi nhánh mở liên tục, nhân viên tuyển liên tục (nhất là khi có ai đó đầu tư nhiều tiền) sẽ nếm trải này càng sớm.
Nếu anh em trải qua những thăng trầm trên, dù là bất kỳ ngành nghề nào đi nữa: bán lẻ, sản xuất, dịch vụ, tư vấn, công nghệ,… thì đã đến lúc bắt tay xây dựng luật chơi của doanh nghiệp.
- 1 quốc gia không thể không có pháp luật.
- 1 doanh nghiệp cũng không thể không có luật chơi.
Không thì tất cả sẽ loạn.Không thể trông chờ sự tự giác của nhân sự.Không thể trông cây ai vào công ty cũng là người tốt.
*** Hãy bắt tay thiết kế lại tổ chức bằng luật ***
Hãy xây dựng bộ khung xương cho doanh nghiệp của mình.Với triết lý: bạn không cần tin ai trong công ty sẽ tự giác làm việc, bạn chỉ cần họ làm đúng luật của bạn mà thôi
.///////////////////////////////
1. Thiết kế lại luật lệ vềCông Tác Quản Lý – Tổ Chức Công Việc
Ngày xưa, công ty còn nhỏ, nhân viên chỉ dăm vài người.Bạn giao gì, họ làm đó, không giao thì họ chờ. Việc gì cũng đến tay bạn. Phát sinh cái gì bạn cũng phải tự xử lý.Anh em thì hay đùn đẩy, chờ bạn nhắc nhở hoặc xử lý
Ví dụ:- Kho hàng tồn nhiều, nhờ Marketing lên kế hoạch xả hàng, Marketing hứa ừ ừ rồi lại quên, vì còn đang mải mê lo công việc riêng của mình là chạy quảng cáo.
– Hay như xe tải đã ghé kho hàng để chở hàng về showroom, nhưng thủ kho lại báo là chưa mua hàng kịp, không có hàng chở về… xưa chỉ 1 kho, bạn ở đó 24/7 thì không xảy ra, nay mở kho thêm vài tỉnh thì vụ này xảy ra như cơm bữa.
Kho thì trách bên vận tải ghé không báo, vận tải thì nói ghé chở do bên showroom kêu đi lấy thêm hàng.
Vậy vận tải làm sao???
Những việc bạn nên bắt tay làm lúc này
– Thiết kế lại luồng công việc phối hợp cả công ty.
– Chuẩn hóa đầu vào, đầu ra cho từng vị trí.
– Mô tả nghiệp vụ cần làm ở từng khâu.
– Mô tả quy định hướng dẫn cụ thể cho từng nghiệp vụ.
– Mô tả quy trình thực hiện cụ thể cho từng nghiệp vụ.Ví dụ với phòng vận tải của 1 công ty thương mại.
– Luồng công việc:
Thứ 1, Bộ phận vận tải sẽ tiếp nhận yêu cầu chở hàng về kho ở nơi thu mua hàng từ bộ phận admin, thời gian tiếp nhận là 9h sáng.
Thứ 2, Nhận thông tin xong thì ra nơi thu mua nhận hàng từ bộ phận Thu Mua. Thời gian có mặt ở chỗ thu mua là 10h sáng.
Thứ 3, Nhận hàng xong thì chở hàng về kho bàn giao cho bộ phận Kho. Thời gian có mặt ở kho là 4h chiều, bàn giao hàng cho Kho diễn ra trong 1h từ 4h chiều đến 5h chiều. Sau 5h chiều, tài xế bàn giao xe tải lại cho công ty và đi về, rồi 8h sáng hôm sau có mặt để tiếp tục.Hết nhiệm vụ!!!
Như vậy, bộ phận vận tải sẽ làm việc với 3 bộ phận khác trong công ty là admin, thu mua, kho theo trình từ luồng công việc như trên theo khung thời gian rõ ràng, minh bạch.Bạn là chủ, bạn đang ở cafe lo tiếp khách, bạn không cần biết nhiều, chỉ cần khi bạn về công ty lúc 4h30 chiều thì chắc chắn tài xe xe tải phải đang ở kho bàn giao hàng cho bên Kho.
2. Thiết kế lại luật vềCông Tác Quản Lý – Hoạch Định Con Người
Cũng với ví dụ công ty thương mại.Xưa anh em làm việc, vì chỉ nhận lương cứng cuối tháng, nhiều anh em đâm ra chểnh mảng, trong quá trình tiếp nhận hàng từ nơi thu mua, xảy ra thất thoát hàng (dù có giấy tờ ký xác nhận), anh em đổ thừa lý do a/b/c…
Rồi nhiều anh em siêng năng, nhưng vì không được để ý, quan tâm, lương thì như nhau, thưởng na ná nhau (hiện tượng cào bằng)… trong ngành thương mại, có những tuyến hàng rất xa, tài xế chạy rất cực khổ mới giao được hết hàng, nhưng có những tuyến rất nhàn,… bạn không chú ý giải quyết, bạn mất dần nhân sự.
Lúc này, bạn phải bắt tay làm dần:
– Mô tả công việc cụ thể từng anh em nếu đang có 1 nghiệp vụ mà nhiều anh em tham gia làm, tránh chồng chéo đạp lên lẫn nhau.
Như giả sử công ty có 3 bạn phụ trách nghiệp vụ digital ads, thì bạn A mô tả rõ vai trò là kênh Facebook Ads, bạn B là Google Ads, Bạn C là Zalo Ads.
– Chuẩn hóa lại bảng lương cụ thể cho từng bộ phận, trong đó quy rõ lương trách nhiệm cụ thể từng anh em. Đừng trọng chờ anh em làm việc có trách nhiệm, mà hãy có lương trách nhiệm để anh em tự giác cho điều này.
– Quy định về chề độ lương rõ ràng từng vị trí của anh em
– Quy định về Thưởng – Phạt – Vinh Danh từng vị trí của anh em.
– Xây dựng lộ trình thăng tiến sự nghiệp cho từng vị trí anh em.
– Chuẩn hóa các nghiệp vụ nhân sự (tuyển, luân chuyển, sa thải, nghỉ phép,…) để cả công ty nhất quán, tránh cảm tính.
3. Thiết kế lại luật vềCông Tác Quản Lý – Hoạch Định Chất Lượng SP – DV
Rõ ràng, khi công ty quy mô, bạn khó thể giám sát điều này bằng mắt được nữa rồi.Quay trở về ví dụ công ty thương mại, thì chất lượng dịch vụ ở đây chính là làm sao hàng giao đủ cho khách, đúng yêu cầu khách, đúng thời gian giao cho khách.
Xưa công ty chỉ có 1 tuyến đi giao, chỉ có 1 tài và 1 xe, mọi việc quá đơn giản, giờ cùng 1 thời điểm gần 20 xe chạy đi giao với số tuyến 50 – 60 tuyến: tuyến củ chi, tuyến miền tây, tuyến miền đông… bạn có rối không, làm sao bạn biết anh em tài xẽ đảm bảo giao đúng giờ, không thiếu hàng cho khách, và bỏ hàng lên xe đúng như khách yêu cầu???
Lúc này, việc cần làm là xây dựng các chính sách về chất lượng công việc, nó là tập hợp các quy định về hướng dẫn quá trình thực thi cung ứng SP – Dịch Vụ đến khách hàng để đảm báo chất lượng tốt nhất
Ví dụ với công ty thương mại, có thể sẽ có:
– Quy định về tiếp nhận hàng hóa lên xe.
– Quy định về vận chuyển hàng hóa.
– Quy định về giao hàng cho khách….. vân vân .
Ngày xưa chưa có chính sách về chất lượng, tài xế giao đến KH mà quên alo báo khách trước, giao tới nơi khách đi vắng, khách kêu để lại hàng, xíu về họ nhận sau. Tài xế làm theo, tới lúc khách về thì mất hàng, vậy ai đền???
Rồi chất hàng lên xe, quăng hàng ẩu, chả thèm quan tâm hàng hư hỏng (như case study lộ clip của giaohangtietkiem, là nhân viên khi kiểm kê hàng, đã quăng hàng rất thô bạo).
Nhưng nếu có chính sách chất lượng, và bạn đã quy định rõ, nếu báo khách hàng mà khách không thể có mặt để tiếp nhận hàng, thì đơn hàng sẽ hoãn lại giao vào hôm sau (nhưng phải có tin nhắn xác nhận với khách) thì có phải mọi viêc dễ dàng hơn.Nhiều người chủ hay trách nhân viên không chủ động.
Như đã ghé giao, khách không có ở đó, họ kêu để hàng lại mà cũng để, sao không suy nghĩ là hẹn hôm khác.
Hãy thử ở vai trò tài xế, bạn có dám làm không?
Lỡ quay xe về, rồi mất đơn hàng, ai đền, họ sợ hô bị đền chứ, đúng không?
Nhưng làm đúng ý khách thì thất thoát, đời đôi khi rất khổ ở vị trí người làm công.
4. Thiết kế lại luật vềCông Tác Quản Lý – Kiểm Tra và Giám Sát Nội Bộ.
Cũng với ví dụ công ty thương mại.Xưa, tài xế ghé giao cho khách, thích đến khi nào thì đến.Chạy tốc độ ra sao tùy họ.Việc này nhiều hệ lụy, như giao hàng trễ cho kháchChạy xe quá tốc độ, bị công an tuyết còi,…
Thì nay, bạn thắt chặt lại với chính sách kiểm soát nội bộ.
Ví dụ:
– Quy định về tốc độ tài xế khi vận chuyển.
– Quy định về giờ giấc của từng tuyến hàng vận chuyển
– Quy định về cách chất hàng lên xe…..đi kèm là các thủ tục kiểm tra, giám sát.Nói thật, nếu không có hệ thống chính sách này, chắc chúng ta sẽ khó lòng trải nghiệm các dịch vụ vận tải hành khách tốt như ngày nay, tài xế dễ thương, xe sạch sẽ, chạy tốc độ ổn định, dừng trạm đúng giờ, … còn lâu mới có, vì không bao giờ có chuyện các tài tự nhiên làm chuyên nghiệp như vậy.
5. Thiết kế lại luật về Công Tác Quản Lý – Tổ Chức, Tuyên Truyền Văn Hóa Nội Bộ.
Xưa, công ty chỉ mới dăm 5-7 người Nhân viên nói chuyện với nhau, bạn để họ thoải mái.Anh em tài hút thuốc trong khi lái xe, bạn cũng không quan tâm…
Thậm chí hút cả trong kho hàng…
Anh em tài xế ngồi văn phòng nói chuyện mà cứ 1 tiếng nói thì 2 tiếng đệm “má, mẹ”.Rồi khi xảy ra sự cố cháy kho, hay mất hợp đồng khi đối tác ghé công ty, vừa bước vô cổng, nghe ông tài xế chửi “DM…”, họ giật mình và quyết định không hợp tác.
Bạn chợt nhận ra, hình như mình dễ dãi quá.
Lúc này, bạn cấm hút thuốc thì toàn bộ tài đòi đình công.Thực tế, con người chơi với nhau, họ sẽ luôn sinh ra thói quen chung.
Đùng để những thói quen xấu tự phát, rồi định hình tính cách cả tập thể.
Hãy hoạch định nó ngay từ đầu, thông qua.
– Quy định về Chuẩn Mực Đạo Đức
.- Quy định về Hành Vi Giao Tiếp
– Ứng Xử.- Quy định về Triết Lý
– Tư Tưởng Hành Xử chung tập thể.
– Quy định về Cách thức làm việc trong tổ chức.
Xa hơn là những quy định về những hoạt động định kỳ, thường niên; tiến hơn nữa là những phong tục, tập quán đặc thù dành riêng cho tổ chức (không giống bất kỳ ai).1 văn hóa đủ mạnh, sẽ khiến người không phù hợp muốn out khỏi tổ chức và người hứng thú sẽ càng gắn bó.
6. Thiết kế lại luật vềCông Tác Quản Lý – Sử Dụng Tài Chính trong tổ chức.
Rõ ràng, nếu từ khi còn nhỏ, bạn đã không theo dõi chặt tài chính thì khi công ty lớn, nó sẽ là 1 ác mộng.
Ai từng mở cả chuỗi cửa hàng sẽ thấy rất rõ.Do đó, lúc này đây, nhờ vào dữ liệu theo dõi tài chính trong quá khứ mà bạn biết được chi phí vận hành tối thiểu ở 1 cơ sở bình quân là thế nào; rồi chi phí vận hành cho từng khâu.
Đây sẽ là tiền đề cơ chế khoán chi phí.
Lúc này, bạn cần xây dựng những chính sách về tài chính để kiểm soát cả guồng máy chặt chẽ hơn, đặc biệt ở những công việc liên quan đến chi tiêu tiền, sử dụng tiền.
– Quy định về chi phí thu mua hàng hóa
– Quy định về mua sắm trang thiết bị – tài sản
.- Quy định về chi phí vận hành cơ sở.
– Quy định về quản lý quỹ vốn lưu động (tiền mặt, tài khoản)…..
Rõ ràng, với cả 1 chuỗi cửa hàng lớn, bạn đâu thể để mỗi cửa hàng không có tiền mặt, bạn phải gửi 1 khoản tiền tối thiểu cho mỗi quản lý. Vậy làm sao đảm bảo người quản lý tiền đó sử dụng đúng mục đích???
Rồi khoản nào cần báo bạn duyệt, khoản nào không, chỉ được chi trong những hạng mục gì, khi chi hạng mục đó thì cần chứng từ gì, chứng từ đem về nộp lại cho ai?… tất cả đều do chính sách về tài chính quản lý – kiểm soát.
7. Thiết kế lại luật vềCông Tác Quản Lý – Hoạch Định Hạ Tầng Thông Tin tổ chức
Khi công ty còn nhỏ, mọi giao dịch công việc của nhân viên bạn đều thấy hết, nhưng khi nó ngày một lớn hơn, bạn không thể kiểm soát nữa.
Nhưng trong công ty, mọi giao dịch vẫn diễn ra và ngày càng nhiều hơn, và rõ ràng nếu không có quy định cụ thể, bạn có thể sẽ:
– Bị rò rỉ thông tin giao dịch, dữ liệu.
– Khi phát sinh vấn đề, cần truy xuất dữ liệu giao dịch, không có thông tin để mà xử lý.Làm sao để khi giao 1 cục hàng cho khách trong ngành Ecommerce,
nếu truy xuất dữ liệu giao dịch, bạn biết cục hàng đó gửi đến khách ngày 3/10 thì nó được giao bởi công ty GHN, GHN ghé kho ở Q12 lấy hàng lúc 12h trưa ngày 2/10, do nhân viên A của GHN phụ trách xử lý, người gửi hàng cho A là nhân viên B của công ty chúng ta, cục hàng được đóng gói bởi bạn C,
nhân viên xử lý đơn hàng, gói bằng thùng hàng kích cỡ 14 x 20 cm, cục hàng chứa SP mã số 002792 thuộc nhóm SP quà tặng, hàng nhập về kho ngày 1/9/2020 bởi bạn thu mua tên Hùng (bạn này vào công ty làm được 5 ngày tới hiện tại), mua từ nhà cung cấp XXX.
Bạn thấy đấy, trong tương lai, mọi quyết định của CEO đều dựa vào dữ liệu, vậy nếu không có dữ liệu, bạn ra quyết định kiểu gì.
Vậy bạn cần xây dựng chính sách về tổ lức, lưu trữ, quản lý dữ liệu công ty ngay, chi tiết thì nó phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực và quy trình hiện tại của bạn. Nhưng thường, nó sẽ gồm những hạng mục cơ bản như :
– Quy định về thiết lập
– mã hóa dữ liệu(có bao nhiêu hạng mục thì có bất nhiêu quy định nhé)
– Quy định về giao dịch dữ liệu.(có bấy nhiêu loại giao dịch thì có tương ứng quy định nhé)
– Quy định về bảo mật thông tin dữ liệu
– Quy định về truy xuất – sử dụng dữ liệu trong tổ chức……..vân vân
///////////////////////////////
Rõ ràng, với 1 công ty có hệ thống rõ ràng.Bạn không cần trông chờ nhân viên sẽ tự giác.Bạn không cần trông chờ nhân viên thái độ tốt.Bạn chỉ biết, nhân viên cần tuân thủ hệ thống 1 cách nghiêm túc.
- Nếu quên lần 1 thì sẽ bị giác.
- Nếu quên lần 2 thì mời đi chỗ khác, thế thôi.
Quá tam ba bận
.—————
Những bài viết trong chuỗi bài là trải nghiệm của riêng tôi, tôi thấy hiệu quả cho chính tôi, nhưng không có nghĩa phù hợp với bạn. Chỉ nên tham khảo là chính.
Chúc anh/chị/em bình an, hạnh phúc.—————
Tác giả: Nguyễn Tuấn HùngCeo tại Nanado Group #nanado_group