Chi phí nhân sự là một trong những khoản chi chiếm nhiều nhất trong kinh doanh nhà hàng, quán ăn. Việc tuyển dụng ồ ạt hay ít ỏi ngoài việc ảnh hưởng đến chi phí chung còn quyết định đến tính hiệu quả trong phục vụ khách. Vậy làm thế nào để tính % chi phí nhân sự (Labor Cost Percentage) hợp lý với năng suất hoạt động cũng như nhu cầu của quán bạn.
Chi phí lao động là gì?
Chi phí lao động được hiểu đơn giản là tất cả các khoản tiền phải trả cho nhân viên, bao gồm:
- Lương
- Lương theo giờ
- Tiền thưởng
- Tiền tăng ca
- Thuế tiền lương
- Bảo hiểm
- Nghỉ ốm, nghỉ phép và các kỳ nghỉ khác…
Về cơ bản, bất cứ điều gì có thể được phân loại, có liên quan đến lao động thì đều đưa vào tính toán phần trăm (%) chi phí lao động.
Trong đó, chi phí lao động theo giờ làm việc là quan trọng nhất, quyết định các khoản chi phí lao động có liên quan khác.
* Chi phí lao động theo giờ làm việc
Vào lúc 3:30 chiều thứ hai, một vị khách bước vào và ngồi tại nhà hàng. Họ gọi 2 ly bia tươi với đậu phộng. Là người quản lý trự tiếp theo dõi doanh số và quản lý nhân sự của quán, bạn phải tự hỏi: cần bao nhiêu nhân sự để phục vụ 1 vị khách duy nhất đó!
Rất có thể đó chỉ là người đứng quầy. Nhưng trên thực tế bạn vẫn phải trả tiền cho một phục vụ, một lễ tân và một đầu bếp trực tiếp, người thực sự không có liên quan gì đến giao dịch đó.
Trong ví dụ này, chi phí lao động theo phần trăm doanh thu sẽ ở đỉnh cao nhất! Vậy bạn sẽ làm gì? Cắt giảm lao động ư? Không, đấy không phải là biện pháp. Thật không công bằng khi cắt đầu bếp duy nhất. Nếu khách gọi những món khác thì sao? Làm thế nào đây?
Hãy đo lường tỷ lệ phần trăm chi phí lao động mỗi giờ làm việc. Sử dụng lịch sử giao dịch ghi nhận từ máy POS để xem xét lại các phân chia lại ca cho phù hợp”
1. Tách hoặc chia nhân viên với cùng mức lương thành các nhóm. Các nhóm này bao gồm cả “back of house” and “front of house” và có thể thậm chí còn chi tiết hơn, chẳng hạn như nhân viên phục vụ, bếp nấu ăn, lễ tân…v.v
2. Cộng tổng số giờ làm việc trong mỗi nhóm nhân viên trả lương theo giờ. Giả sử tổng số giờ làm việc cho các nhân viên phục vụ trong tuần là 400 giờ.
3. Nhân tổng số giờ làm việc với giá tiền 1 giờ cho một nhân viên phục vụ, sẽ ra được chi phí nhân sự cho 1 giờ làm việc. Ví dụ, bạn trả cho 1 nhân viên phục vụ 7,25 đô/ giờ thì chi phí nhân sự trong giờ của nhà hàng bạn là: 400 giờ x $7,25/giờ = $ 2900.
4. Chia số này cho số tuần trong một năm (hoặc tháng trong một năm nếu thực hiện lập ngân sách hàng tháng). Trong trường hợp này, bạn chia 2900 cho 52 tuần trong một năm, bằng 56. Bây giờ bạn biết, trung bình một tuần, bạn trả 56 đô la mỗi giờ làm việc.
5. Tương tự như vậy, tính toán chi phí cho các vị trí khác. Cộng tất cả các chi phí trong mỗi mức lương để xác định tổng chi phí lao động theo giờ làm việc. Bạn có thể trả 56 đô la mỗi giờ làm việc cho các nhân viên phục vụ, nhưng đối với các vị trí khác nhau, con số đó sẽ khác. Cộng tất cả chúng lại với nhau để xác định tổng chi phí lao động theo giờ làm việc.
Sử dụng cách tính này để xác định chi phí lao động của nhà hàng dựa trên số giờ làm việc.
Làm thế nào để tính phần trăm chi phí lao động?
Có vài cách để tính phần trăm chi phí lao động. Dưới đây là hai công thức tỷ lệ phần trăm chi phí lao động cụ thể là chi phí lao động theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu và chi phí lao động tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hoạt động.
* Chi phí Lao động theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu
Tỷ lệ chi phí lao động dựa trên doanh thu là công thức phổ biến nhất. Đây là cách nó hoạt động:
1. Xác định chi phí lao động của nhà hàng. Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong suốt cả năm.
2. Xác định doanh thu của nhà hàng. Doanh thu, trong trường hợp này là điểm mấu chốt: số tiền mà doanh nghiệp nhận được trước khi có bất kỳ khoản thuế hoặc các khoản khấu trừ khác đã được thực hiện. Bạn có thể tìm thấy con số này dễ dàng qua các báo cáo từ hệ thống POS.
3. Chia chi phí lao động của nhà hàng cho doanh thu hàng năm. Ví dụ: nếu nhà hàng trả 300.000 đô la một năm cho nhân viên của mình và mang lại doanh thu 1.000.000 đô la một năm, hãy chia 300.000 đô la cho 1.000.000 đô la để có 0,3.
4. Nhân với 100. Con số cuối cùng này là tỷ lệ phần trăm chi phí lao động của nhà hàng. Trong ví dụ này, nó là 30%.
* Chi phí Lao động theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hoạt động
Tỷ lệ chi phí lao động cũng có thể được tính tương ứng với tổng chi phí hoạt động. Trong trường hợp này, các bước sẽ hơi khác một chút:
1. Xác định chi phí lao động hàng năm của nhà hàng. Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong suốt cả năm.
2. Xác định tổng chi phí hoạt động. Tổng chi phí hoạt động là tổng chi phí kinh doanh; không chỉ bán hàng, mà bao gồm các chi phí tiếp thị, thuê nhà, thực phẩm, đồ uống và bất kỳ chi phí nào khác.
3. Chia chi phí lao động cho tổng chi phí hoạt động Ví dụ: nếu chi phí lao động là 9.000 đô la mỗi tháng và tổng chi phí hoạt động là 15.000 đô la mỗi tháng, hãy chia 9.000 đô la cho 15.000 đô la để có được 0,6.
4. Nhân với 100. Con số cuối cùng này là tỷ lệ phần trăm chi phí lao động của nhà hàng. Trong ví dụ này, nó chiếm 60% tổng chi phí kinh doanh.
Sử dụng cách tính này để xác định tỷ lệ phần trăm chi phí lao động dựa trên tổng chi phí vận hành.
Làm thế nào để có thể giảm chi phí lao động?
Câu trả lời không phải lúc nào cũng trả cho nhân viên của bạn ít hơn hoặc sắp xếp ca ít hơn hay cắt giảm nhân sự. Mà bài toán chúng ta phải thực hiện ở đây là hãy tính chi phí dựa trên hiệu quả làm việc.
- Trả lương cho nhân viên khi bắt đầu làm việc thay vì từ lúc bắt đầu bấm đồng hồ chấm công.
- Có khoảng thưởng để khuyến khích nhân viên làm việc chuyên cần và nâng cao hiệu suất lao động
- Thuê và sắp xếp đủ nhân viên để tránh chi phí ngoài giờ. Cân nhắc kỹ những thời điểm cao điểm như ngày lễ Tết để luôn có số nhân viên cố định thay vì phải tăng ca, thuê ngoài với chi phí gấp 3 lần.
- Cập nhật số giờ mà nhân viên đã làm việc lên bảng tin nội bộ.
- Đào tạo nhân viên đa chức năng, một nhân viên hostess sẵn sàng thay 1 nhân viên phục vụ và có thể hỗ trợ bếp sơ chế đơn giản trong trường hợp nhân viên liên quan bị ốm… đảm bảo rằng nhân viên này có thể giữ cho thực khách vui vẻ mà không cần thêm tiền lương.
- Lên Roster một cách chính xác để luôn đủ nhân viên cho mọi thời điểm theo dự báo kết hợp của các bộ phận.
- Lập kế hoạch tổng thể theo tháng, chia thành các tuần và có thể chủ động thay đổi, cập nhật chi tiết chính xác.
Hy vọng bài chia sẻ này sẽ hữu ích với những ai cần.