Học cách từ chối khách hàng mà không gây mất lòng

Khi khách hàng liên hệ với công ty để được hỗ trợ, họ luôn muốn nghe câu trả lời là “Có” cho tất cả các yêu cầu của mình. Nhưng điều đó chắc chắn không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng được. Trong một số tình huống, đôi khi chúng ta ở vào thế bất khả kháng và phải từ chối khách hàng.

Với những lời từ ​​chối nghiêm túc và quá thẳng thắn, có thể vô tình tạo ra phản ứng tiêu cực trong cảm xúc của khách hàng. Họ có thể quát tháo, tức giận, thậm chí đe dọa trước khi bỏ đi – điều này hoàn toàn dễ hiểu. Sau đó, trong lúc bực bội, khó chịu, họ lại nhanh chóng chia sẻ câu chuyện trên phương tiện truyền thông mạng xã hội – nơi mà một trải nghiệm xấu lại có khả năng được chia sẻ cao hơn gấp 3 lần so với những câu chuyện tích cực.

Đó là lý do tại sao bạn nên lựa chọn, cân nhắc lối diễn đạt của mình trong những trường hợp này thay vì nói luôn là “Không”. Thêm nữa, hiểu được cơ chế từ chối là bạn đã nắm trong tay chìa khóa tiếp cận những tình huống khó khăn hơn khi chăm sóc khách hàng. 

Nghệ thuật từ chối khách hàng trong quá trình chăm sóc:

Phản hồi chưa tối ưu có thể bị hiểu nhầm thành trải nghiệm khách hàng xấu. Để tránh điều đó, bạn cần phải tiếp cận từng khó khăn khi từ chối khách hàng một cách cẩn thận hơn. Nhưng làm thế nào bây giờ? Hãy cùng SUNO tham khảo 7 chiến thuật nói không dưới đây để tìm cho mình cách từ chối khách hàng hiệu quả mà vẫn không gây mất lòng họ.

1. Sử dụng ngôn ngữ tích cực:

Mỗi lần nói không với khách hàng cũng chính là lúc bạn đang gửi đi thông điệp rằng bạn không muốn giúp đỡ họ. Ngay cả khi không thể thực hiện một việc gì, vẫn luôn có những cách tích cực để truyền đạt điều này.

Giả sử một khách hàng sử dụng dịch vụ trực tuyến và cần update lên bản mới hơn. Tuy nhiên, theo quy định, bạn không thể làm điều này trừ khi đây là tài khoản trả phí. Có hai lựa chọn khi nói về vấn đề này:

• Rất tiếc, tài khoản của anh phải là thành viên trả phí mới được update lên phiên bản mới hơn. Còn hiện tại, anh chưa đáp ứng được đầy đủ điều kiện cho yêu cầu này => Với câu trả lời như vậy sẽ dễ gây ra cảm giác tiêu cực cho khách hàng, họ sẽ cảm thấy như bạn đang xem thường vì họ sử dụng tài khoản miễn phí.
• Chắc chắn rồi, anh hoàn toàn có thể update lên bản mới nếu như mình sử dụng tài khoản trả phí. Đây là hướng dẫn để mình đăng ký trở thành tài khoản trả phí (dẫn link), nếu anh có thắc mắc chỗ nào khi đọc hướng dẫn thì cứ phản hồi để được giải đáp.

Bằng cách lựa chọn phương án thứ hai, bạn không những có thể nâng cao khả năng có thêm được một khách hàng trả phí, mà còn chứng tỏ được sự tích cực, thành ý của mình trong cuộc nói chuyện.

2. Tìm kiếm giải pháp phù hợp nhất:

Khi bạn không thể cung cấp những gì khách hàng mong muốn, hãy cố gắng xoa dịu nỗi thất vọng từ sự từ chối bằng cách gợi ý các giải pháp thay thế hiệu quả, phù hợp nhất. Thậm chí, có thể điều đó sẽ chưa tối ưu nhất cho khách hàng nhưng họ vẫn sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn. Giả sử khách hàng của bạn hỏi về một sản phẩm cụ thể mà bạn không cung cấp. Bạn có thể lựa chọn trình bày như sau:

• Tôi xin lỗi, chúng tôi không cung cấp sản phẩm của thương hiệu này.
• Chúng tôi không bán sản phẩm của hãng này nhưng bù lại, chúng tôi có những sản phẩm tương tự mà bạn có thể quan tâm.

Tất nhiên, lựa chọn thứ hai sẽ là lựa chọn khôn ngoan. Bằng cách cung cấp một giải pháp thay thế, bạn vẫn có cơ hội kiếm thêm một đơn hàng. Điều quan trọng nữa là bạn nên hiểu rõ về từng thông tin chi tiết, công dụng của sản phẩm để có thể đưa ra một giải pháp thay thế tối ưu nhất.

3. Làm rõ mọi vấn đề trước khi từ chối khách hàng:

Đôi khi khách hàng nói hay nói vòng vo và không thể diễn tả rõ ràng, chính xác ngay từ đầu những gì họ đang yêu cầu. Đừng vội trả lời “Không” cho xong chuyện mà hãy nắm thông tin thật cẩn thận để tránh hiểu lầm. Hãy đặt những câu hỏi làm rõ để đảm bảo rằng bạn hiểu mọi thứ. Dưới đây là một số ví dụ về những câu hỏi mà bạn nên sử dụng để làm rõ vấn đề với khách hàng của mình:

• “Tôi không chắc mình hiểu ý của bạn, mong bạn có thể nói rõ hơn về …….”
• “Nếu tôi hiểu đúng thì có phải bạn đang muốn ……”
• “Để khẳng định lại vấn đề, bạn có thể xác nhận vài điều như …..”

Trọng tâm ở đây không phải ở việc nói “Không” hoặc “Có”. Ấn tượng mà bạn để lại mới thực sự là vấn đề cần quan tâm. Hãy thể hiện cho khách hàng thấy nỗ lực của mình trong việc suy nghĩ đến tình huống từ khía cạnh khách hàng. Và bạn đang cố gắng nhưng không thể thực hiện được yêu cầu, thay vì tập trung vào sai lầm của họ.

4. Đưa ra một lời giải thích thỏa đáng cho việc từ chối:

Không phải tất cả khách hàng đều có mức độ hiểu biết về sản phẩm của bạn theo cùng một cách. Một trong số họ sẽ yêu cầu một lời giải thích chi tiết hoặc chỉ đơn giản khác nhau để thực hiện mua hàng. Chẳng hạn, bạn là một nhà cung cấp phần mềm và một khách hàng đang gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm trên website của công ty. Bạn có thể tiếp cận vấn đề này theo hai cách:

• Làm theo các bước trong hướng dẫn là bạn đã hoàn toàn có thể sử dụng, trừ khi do bạn thao tác không đúng.
• Tôi sẽ cùng bạn làm theo các bước trong hướng dẫn. Nếu vẫn chưa được, tôi sẽ xem lại, liệu chúng ta có thể thực hiện chưa đúng ở bước nào và sửa nó.

Có rất nhiều cách để tiếp cận một vấn đề cụ thể. Nếu một khách hàng cần một ví dụ, hãy chỉ cho họ thấy. Nếu họ muốn hướng dẫn từng bước, từng bước, hãy làm cùng họ. Điều quan trọng là đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

5. Đồng cảm và từ chối khách hàng bằng sự thành tâm:

Rõ ràng bạn không thể lúc nào cũng đưa ra cho khách hàng của mình một giải pháp tối ưu cho những yêu cầu của họ, cho dù vấn đề đó thế nào. Nếu phải từ chối, chắc chắn rằng mình trả lời lịch sự. Đừng từ chối một cách thẳng thừng với khách hàng của mình. Đó không phải là thông điệp mà bạn muốn gửi đến họ. Thay vào đó, sự đồng cảm cho phép bạn thiết lập kết nối với khách hàng của mình.

Trong hầu hết các trường hợp, khi bạn cần đưa ra những tin tức tiêu cực, cần phải bắt đầu bằng sự đồng cảm để cho khách hàng thấy rằng bạn quan tâm và sẽ cố gắng hết sức để giúp họ. Dưới đây là các cụm từ đồng cảm mà bạn có thể sử dụng khi giao tiếp với khách hàng của mình:

• “Tôi cũng sẽ cảm thấy như vậy trong hoàn cảnh của bạn, hãy xem chúng ta có thể làm gì để giải quyết vấn đề này….”
• “Tôi hoàn toàn hiểu được ….”
• “Tôi biết bạn đang cảm thấy ……”

Lấy ví dụ có một khách hàng muốn trả lại sản phẩm sau một thời gian dài sử dụng và cũng qua thời gian bảo hành khá xa. Theo chính sách công ty, bạn có thể trả lời theo hai cách như sau:

• Do chính sách của công ty, bạn không thể trả lại sản phẩm vì đã quá thời gian bảo hành. Tôi xin lỗi vì không giúp được gì cho bạn.
• Tôi hiểu vấn đề bạn đang gặp phải. Tôi cũng đã cố gắng nói chuyện với quản lý về vấn đề này. Nhưng do chính sách của công ty, tôi không được phép nhận lại nó. Thật sự xin lỗi bạn!

6. Trì hoãn và theo dõi rồi mới từ chối khách hàng:

Nếu không thể hoàn toàn từ chối ngay tại thời điểm trò chuyện, hãy ước lượng và đưa ra giới hạn thời gian để có thể thông báo lại với khách hàng. Thay vì nói “Không” ngay lập tức với khách hàng, hãy thử ghi nhận vấn đề, theo dõi thông tin về tính năng hoặc sản phẩm mà họ đã hỏi.

Sau đó, bạn có thể thông báo cho khách hàng về tiến độ hoặc kết quả của vấn đề đó. Theo dõi đơn giản sẽ không mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, hãy nhớ phải thông báo lại, nếu bạn quên và bỏ qua về việc thông báo. Điều này chắc chắn sẽ làm gia tăng thêm sự thất vọng và bực bội từ phía khách hàng.

7. Cố gắng hết sức để giải quyết vấn đề trước khi từ chối khách hàng:

Biểu hiện cho khách hàng thấy được sự tiếc nuối khi không thể thực hiện được yêu cầu của họ. Cho khách hàng thấy rằng bạn thực sự muốn giúp đỡ là cách tốt nhất để giành được lòng tin của họ. Bất kể giải pháp bạn đưa ra có giúp giải quyết được hay không thì việc có giải pháp nào đó vẫn tốt hơn là không. Dưới đây là một số kịch bản cho tình huống này:

• “Rất tiếc hiện tại chúng tôi không thể triển khai tính năng này. Tuy nhiên, hãy để tôi kiểm tra với Phòng Kỹ thuật xem liệu chúng tôi có thể làm điều này trong tương lai. ”
• “Rất tiếc vì chương trình khuyến mãi Giáng sinh của chúng tôi đã kết thúc. Tuy nhiên, chúng tôi rất vui khi được giảm giá 15% cho gói đăng ký này vì bạn đã là khách hàng thân thiết của chúng tôi trong 5 năm. ”

Lời kết:

Hãy nhớ rằng khách hàng không ở lại mãi mãi chỉ vì bạn đã giúp đỡ họ. Tuy nhiên, họ sẽ nhanh chóng bỏ đi khi cảm thấy rằng bạn không muốn giúp đỡ. Thế nhưng, bạn không thể lúc nào cũng đồng ý với mọi yêu cầu của khách hàng. Vậy nên học cách nói không một cách tinh tế chắc chắn là một kỹ năng rất quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng.